SAP Concur App
Inhaltsverzeichnis
Was ist SAP Concur?
SAP Concur ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Geschäftsreisen, Reisekosten und Spesenabrechnungen. Die Lösung deckt sowohl die Planung und Buchung der Geschäftsreise, das Erfassen und Einreichen von Belegen während der Reise als auch die Analyse der beteiligten Prozesse insgesamt ab.
Für die Mitarbeiter auf Geschäftsreise ist besonders die App von SAP Concur interessant. Sie ermöglicht die Nutzung vieler Funktionen von Concur auch unterwegs und erhöht so nicht nur die Flexibilität der Geschäftsreisenden, sondern vereinfacht auch den Umgang mit den entstehenden Kosten.
Welche Funktionen SAP Concur App?
Die App von SAP Concur dient als mobile Begleitapp zu den Diensten Travel, Expense oder Invoice von Concur. Sie ist kostenfrei verfügbar für iOS und Android und bietet einige interessante Funktionen und Vorteile für Mitarbeiter auf Geschäftsreise. Aber auch das Unternehmen profitiert vom Einsatz der App durch die umfassenden Möglichkeiten zur Analyse und Optimierung der Reisekosten.
Tickets und Hotels buchen
Mithilfe der SAP Concur App können Sie Flug- oder Bahntickets sowie Mietwagen einfach unterwegs buchen. Außerdem können Sie Hotelzimmer reservieren. Dies wird durch den mobilen Zugriff auf die Concur Travel-Plattform ermöglicht.
Buchung von Flügen direkt in der Concur App (Quelle: SAP)
Mit der Buchungsfunktion der SAP Concur App sind Sie unterwegs flexibel und können die Buchungen direkt im SAP-System vornehmen.
Belege erfassen und einreichen
Die SAP Concur App ermöglicht es den Mitarbeitern unkompliziert, unterwegs Belege beispielsweise von Taxifahrten oder Geschäftsessen einzureichen. Mithilfe der App können Sie Papier-Rechnungen fotografieren. Die App erfasst den Beleg KI-unterstützt mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) und hält die Kosten für Ihre spätere Abrechnung fest. Die Belege sind digitalisiert und die Papierrechnung kann direkt entsorgt werden.
Digitales Erfassen eines Belegs in der Concur App (Quelle: SAP)
So bleibt nicht nur das Portemonnaie schmal, sondern ermöglicht auch später das unkomplizierte Einreichen der Kosten, da alles bereits digital vorliegt.
Kostenabrechnungen überprüfen und genehmigen
Der Nutzer wird bereits bei der Buchung in der App darauf hingewiesen, wenn er mit einer Buchung gegen firmeninterne Richtlinien verstößt. Das vermeidet unangenehme Probleme im Nachhinein beim Einreichen und Genehmigen der Belege und sorgt dafür, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Reicht der Mitarbeiter seine Kostenabrechnung ein, erhält der zuständige Vorgesetzte eine Mitteilung auf sein Smartphone und kann ebenfalls in der App die Abrechnung überprüfen und unkompliziert genehmigen.
Verbindung mit TripIt
Bei der SAP-Lösung TripIt handelt es sich um einen digitalen Reiseassistenten, der Reiseinformationen aus verschiedenen Quellen bündelt und zu einem übersichtlichen Reiseplan zusammenfasst. So haben Sie Abflugzeiten, Mietwagenbuchungen und Hotelreservierungen auf einen Blick verfügbar und müssen nicht mehr auf Ihrem Smartphone zwischen den verschiedenen Dokumenten und Apps hin und her wechseln.
Wenn Sie SAP Concur nutzen, haben Sie Zugriff auf die Pro-Version von TripIt. Die App erfasst Ihre Reisedetails automatisch und bietet Ihnen einen umfassenden Reiseplan für Ihre Geschäftsreise. Sie erhalten außerdem Echtzeit-Benachrichtigungen über Streiks, Verspätungen oder Gate-Änderungen. So können Sie auf Ereignisse, die Ihren Reiseablauf stören würden, flexibel reagieren.
Integration der SAP Concur App
Für Unternehmen, die SAP ERP oder S/4HANA nutzen, ist das cloudbasierte SAP Concur inklusive der Begleitapp sehr einfach integrierbar. Concur kann auf die Daten aus dem SAP-System zugreifen, während umgekehrt die Reisekostenabrechnung unkompliziert in das SAP-System überführt werden kann.
SAP Concur lässt sich jedoch auch gut in Nicht-SAP-Systeme integrieren. Hier bietet Concur verschiedene Schnittstellen zu Finanz- Personal- und CRM-Systemen an, sodass Ihre Mitarbeiter die Vorteile der Concur-App nutzen können, auch wenn Ihr Unternehmen sonst nicht auf SAP setzt.
Beispiel im Unternehmen
Frau Schmidt ist oft für ihr Unternehmen auf Geschäftsreise. Bisher hat sie für den Flug, das Hotel und den Mietwagen online über verschiedene Vergleichsportale nach Angeboten gesucht, diese verglichen und nach der Freigabe durch Ihren Chef gebucht. Am Check-In im Flughafen und vor Ort im Hotel hat sie immer nach den verschiedenen Buchungsbestätigungen in Ihrem E-Mail-Postfach gesucht. Die Belege ihrer Ausgaben vor Ort hat sie gesammelt, um sie anschließend mithilfe von Formularen einzureichen. Dabei kam es gelegentlich zu Rechenfehlern oder versehentlichen Übertretungen von Budgets.
Um diesen Prozess zu beschleunigen und effizienter zu gestalten, hat Frau Schmidts Unternehmen SAP Concur eingeführt. Sie bucht nun die Flüge, Mietwagen und Hotels über Concur Travel, wodurch alle Buchungen zentral erfolgen und außerdem bereits im SAP-System hinterlegt sind. Der Freigabeprozess wurde ebenfalls digitalisiert, sodass Frau Schmidts Vorgesetzte nicht mehr verschiedene Papierformulare und E-Mails bekommt, sondern zentral im System sieht, welche Angebote Frau Schmidt ausgewählt hat, um sie dort freigeben zu können.
Auf ihrer Geschäftsreise fotografiert Frau Schmidt die Rechnungen ihrer Ausgaben in der App, speichert sie dort und wirft die Belege direkt weg. Auf dem Weg zu einem wichtigen Meeting meldet sich plötzlich ihr Smartphone und zeigt ihr an, dass die Straßenbahn-Linie, die sie zum Kongresszentrum nehmen wollte, aufgrund einer kurzfristigen Störung nicht fährt. So spart sie sich den Weg zur Straßenbahnhaltestelle, bucht sich ein Uber und reicht den Beleg für die Fahrt direkt in SAP Concur ein.
Zuhause reicht Frau Schmidt ihre Belege ein. Da ihr von ihrem Unternehmen eine bestimmte Budgetgrenze in ihrem Account eingerichtet wurde, muss Frau Schmidt ihre Ausgaben nicht mehr durchrechnen, sondern kann sie einfach zur Genehmigung einreichen. Auch hier erfolgt die Genehmigung durch ihre Vorgesetzte zeitnah, da alles digital im SAP-System vorliegt und so unkompliziert überprüft werden kann.
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Fazit
SAP Concur digitalisiert die Verwaltung der Reisekosten in Ihrem Unternehmen und hilft Ihnen dabei, die Prozesse der Buchung, Abrechnung und Genehmigung von Ausgaben rund um Geschäftsreisen effizienter zu gestalten.
Ein wichtiger Aspekt dieser Lösung ist die SAP Concur App, mit deren Hilfe Mitarbeiter unterwegs alle wichtigen Funktionen mobil auf ihrem Smartphone verfügbar haben. Mithilfe der App können Sie unterwegs Flüge, Taxis, Mietwagen oder Hotels buchen, Ihre Belege digital erfassen und später unkompliziert eine Abrechnung einreichen. Vorgesetzte profitieren von dem besseren Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter und können diese einfacher genehmigen und festgelegte Budgets setzen.
Sollten Sie sich für die Digitalisierung der Verwaltung Ihrer Reisekosten interessieren, sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie bei der Einführung von SAP Concur oder helfen Ihnen dabei, wie Sie die SAP Concur App ohne SAP-Bezug in Ihrem Unternehmen bestmöglich nutzen.
Weitere Informationen
FAQ
Was ist SAP Concur?
SAP Concur ist eine umfassende Lösung, mit der Unternehmen ihre Geschäftsreisen, Reisekosten und Spesenabrechnungen digital planen, buchen und abrechnen können. Die Lösung sorgt für Transparenz und vereinfacht die Prozesse für Mitarbeiter und Management.
Welche Funktionen bietet die SAP Concur App?
Die SAP Concur App ermöglicht unterwegs die Buchung von Flügen, Hotels oder Mietwagen, das Erfassen und digitale Einreichen von Belegen sowie das unkomplizierte Erstellen und Genehmigen von Reisekostenabrechnungen direkt über das Smartphone.
Wie unterstützt SAP Concur bei der Einhaltung von Reiserichtlinien?
SAP Concur prüft Buchungen automatisch auf die Einhaltung firmeninterner Richtlinien. Mitarbeiter werden direkt auf Verstöße hingewiesen, wodurch Fehler bei der Abrechnung vermieden und interne Vorgaben besser eingehalten werden.
Was ist TripIt und wie funktioniert es mit SAP Concur zusammen?
TripIt ist ein digitaler Reiseassistent, der alle Reiseinformationen übersichtlich bündelt und Echtzeit-Benachrichtigungen bei Reiseänderungen gibt. Nutzer von SAP Concur haben Zugriff auf TripIt Pro und profitieren so von einer automatischen Synchronisation der Reisedaten.
