10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden

10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden

Sie haben Ihre jährliche Inventur durchgeführt und Inventurdifferenzen festgestellt? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Ursachen für Inventurdifferenzen es gibt und wie Sie in Zukunft größere Inventurdifferenzen vermeiden können. 

Natürlich ist die Inventur in Ihrem Unternehmen eine Vorgabe durch den Wirtschaftsprüfer bzw. das HGB. Dennoch sollten Sie der Inventur auch positiv entgegensehen können, da nach der Inventur die Bestände in Ihrem System mit den physischen Beständen in Ihrem Lager übereinstimmen. Diese Übereinstimmung sollte möglichst beibehalten werden. So können Sie systemisch Ihre Bestände optimal überwachen, Unterdeckungen vermeiden und Ihr gebundenes Kapital in Form von hohem Lagerbestand verringern.

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Welche Ursachen für Inventurdifferenzen gibt es?

In der folgenden Liste sind zehn häufige Gründe für Inventurdifferenzen aufgelistet.

  1. Material ist falsch etikettiert
  2. Falsches Material wurde entnommen
  3. Falsche Erfassung des Wareneingangs
  4. Falsche Mengeneinheit wurde beim Zählen verwendet
  5. Menschlicher Fehler bei Zählung
  6. Material befindet sich an der falschen Stelle im Lager
  7. Material wurde aufgrund von Schaden verschrottet und die Verschrottung wurde nicht erfasst
  8. Diebstahl/Verlust
  9. Fehler in systemischer Bestandsführung
  10. Wissentliche Veränderung der Zahlen, um Inventurdifferenzen zu vermeiden

Vermeiden von Inventurdifferenzen

Es gibt weit mehr Gründe als die hier aufgelisteten. Eine vollständige Aufzählung würde jedoch aufgrund der Unterschiede zwischen verschiedenen Branchen zu weit führen. Um die eben genannten Gründe für Inventurdifferenzen in Zukunft zu vermeiden bzw. nach einer Zählung korrekt zu behandeln, können Sie sich an den folgenden Punkten orientieren:

Überprüfen Sie, ob der Bestand am korrekten Platz liegt

Sie sollten immer dafür sorgen, dass der Bestand an dem richtigen Platz im Lager liegt. Falls Sie nach der Zählung Differenzen feststellen, überprüfen Sie, ob das Material an verschiedenen Stellen im Lager liegt und veranlassen Sie im Zweifel eine Nachzählung.

Nachzählungen veranlassen

Falls nach einer ersten Zählung hohe Inventurdifferenzen auftauchen, lassen Sie diese umgehend nachzählen.

Sicherstellen der korrekten Mengeneinheit

Bei sehr großen Differenzen kommt es erfahrungsgemäß häufig vor, dass ein Mitarbeiter versehentlich eine falsche Mengeneinheit beim Zählen genutzt hat. Beispielsweise sollen Stück gezählt werden, es wurden aber Kartons gezählt. Um solche Differenzen in Zukunft zu vermeiden, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Falls Sie Ihre Inventur mit einem MDE-Gerät durchführen, überprüfen Sie, ob es möglich ist, die zu zählende Mengeneinheit anzuzeigen bzw. die Anzeige zu vergrößern.
  • Falls Sie mithilfe von Papier zählen, überprüfen Sie, ob die Mengeneinheit mit auf dem Formular abgedruckt wird.

Falsche Etikettierung

Häufig kommt es vor, dass bei der Wareneingangsbuchung ein Fehler unterlaufen ist und Material falsch etikettiert wurde. Sorgen Sie für die Etablierung eines Vier-Augen-Prozesses während der Wareneingangsbuchung und der anschließenden Einlagerung, um Inventurdifferenzen zu vermeiden.

Verwechselungen

Häufig treten bei der Zählung Verwechslungen zwischen ähnlichen Materialien auf. Dies können Sie durch eindeutige Etiketten verhindern. Auf den Etiketten sollte zum einen eine für den Menschen lesbare Beschriftung angebracht sein, zum anderen sollte das Etikett einen eindeutigen Barcode enthalten.

Falls Sie manuell mit Papier zählen, kann in diesem Fall auch eine MDE-Lösung Fehler verhindern, die den Mitarbeiter beim Scannen eines falschen Materials direkt auf den Fehler aufmerksam macht.

Die Inventur bildet die Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der darauf aufbauenden Buchführung und hat damit eine sehr hohe Relevanz. Die Ist-Bestände im Unternehmen werden dort ermittelt und mit den Soll-Beständen abgeglichen. Abweichungen führen z. B. zu Problemen mit dem Finanzamt, binden unnötig viel Kapital durch einen zu hohen Lagerbestand oder führen zu Engpässen und Lieferverzögerungen.

Abschluss der Inventur trotz Inventurdifferenzen

Auch wenn es nach dem Abschluss der Inventur für alle Beteiligten ein schlechtes Gefühl erzeugt, dass Mengen fehlen und diese Differenzen verbucht werden, sollten Sie die Ausbuchungen durchführen. Wie ich oben bereits beschrieben habe, ist ein korrekter Bestand im System sehr hilfreich bei diversen Optimierungen und Prozessen.

Bestandsänderung mit „Manage Stock“ dokumentieren

Den Bestand von Materialien, Waren, Werkzeugen und Produkten gründlich und lückenlos zu dokumentieren, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Material- und Gütermanagement. Die Fiori-App Manage Stock unterstützt Ihre Inventarmanager und Materialverantwortlichen bei ihrer täglichen Arbeit. Die Bestandsaufnahme erstreckt sich über eine Vielzahl von Bestandsarten und die erfassten Daten werden direkt an das ERP-System weitergeleitet.

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Inventardifferenzen haben, vereinbaren Sie gerne eine Websession. Welche Erfahrungen haben Sie mit der jährlichen Inventur gemacht? Schreiben Sie uns einen Kommentar, wie Sie mit der Inventur umgehen!

Tobias Feldherr

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Tobias Feldherr

Tobias Feldherr

Als Management & Technologieberater im Bereich Mobility verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie bei den Themen mobile Infrastrukturen und App-Entwicklung mit SAPUI5 oder Low-Code.

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3 Kommentare zu "10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden"

Vielen Dank für diesen nützlichen Artikel bezüglich Lagerwirtschaft. Es ist echt wichtig Inventurdifferenzen zu vermeiden. Ich werde jetzt mehr aufpassen, dass mein Material nicht falsch etikettiert ist.

Antworten

Inventurdifferenzen passieren oft durch menschliche Fehler oder Lücken in den Wareneingang vorher. Danke für die Information! Ich informiere mich noch wie man einen Jahresabschluss macht.

Antworten
Joachim Hussing - 16. April 2020 | 21:52

Danke, dass Sie erwähnt haben, wie wichtig das Inventar im Hinblick auf die Spezifikation eines Wirtschaftsprüfer ist. Mein Vater versucht, sein Geschäft besser zu führen, und er hat derzeit kein sehr gutes Inventar. Ich werde ihm sagen, dass er sein Inventar als Priorität setzen soll, wenn er mit einem Wirtschaftsprüfer zu arbeiten beginnt.

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