Tim Lutz
 - 10. November 2017

10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden

Logistik Apps

Sie haben Ihre jährliche Inventur durchgeführt und haben Inventurdifferenzen festgestellt? In Zukunft möchten Sie größere Inventurdifferenzen vermeiden?

Ich habe Ihnen im Folgenden eine kurze Liste mit einigen Gründen für Inventurdifferenzen zusammengestellt und im Anschluss eine kurze Checkliste wie Sie diese in Zukunft vermeiden können!

Der Grund für eine Inventur in Ihrem Unternehmen sollte nicht nur die Vorgabe durch den Wirtschaftsprüfer bzw. das HGB sein. Vielmehr sollten Sie der Inventur positiv entgegensehen können, da nach der Inventur die Bestände in Ihrem System mit den physischen Beständen in Ihren Lägern übereinstimmen. Diese Übereinstimmung sollte möglichst beibehalten werden. So können Sie systemisch Ihre Bestände optimal überwachen, Unterdeckungen vermeiden und Ihr gebundenes Kapital in Form von hohem Lagerbestand verringern.

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Welche Ursachen für Inventurdifferenzen gibt es?

In der folgenden Liste sind zehn häufige Gründe für Inventurdifferenzen aufgelistet.

  • Material ist falsch etikettiert
  • Falsches Material wurde entnommen
  • Wareneingang wurde falsche erfasst
  • Falsche Mengeneinheit wurde beim Zählen verwendet
  • Menschlicher Fehler bei Zählung
  • Material befindet sich an falschen Stellen im Lager
  • Material wurde aufgrund von Schaden verschrottet und Verschrottung wurde nicht erfasst
  • Diebstahl/Verlust
  • Fehler in systemischer Bestandsführung
  • Inventurdifferenzen vermeiden
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Vermeiden von Inventurdifferenzen

Es gibt weit mehr Gründe als die hier aufgelisteten. Eine vollständige Aufzählung würde jedoch aufgrund der Unterschiede zwischen verschiedenen Branchen an dieser Stelle keinen Sinn ergeben. Um die eben genannten Gründe für Inventurdifferenzen in Zukunft zu vermeiden bzw. nach einer Zählung korrekt zu behandeln, können Sie die Punkte aus der folgenden Checkliste befolgen:

  • Überprüfen Sie ob der Bestand am korrektem Platz liegt
    Sie sollten immer dafür sorgen, dass der Bestand an dem für ihn bestimmten Platz im Lager liegt. Falls Sie nach der Zählung Differenzen feststellen, überprüfen Sie ob das Material an verschiedenen Stellen im Lager liegt und veranlassen Sie im Zweifel eine Nachzählung.
  • Nachzählungen veranlassen
    Falls Sie nach einer ersten Inventurzählung hohe Differenzen auftauchen, lassen Sie diese umgehend nachzählen.
  • Sicherstellen der korrekten Mengeneinheit
    Bei sehr großen Differenzen kommt es erfahrungsgemäß häufig vor, dass eine falsche Mengeneinheit beim Zählen genutzt wurde. Beispielsweise sollen Stück gezählt werden, es wurden aber Kartons gezählt.
    Um solche Differenzen in Zukunft zu vermeiden, gibt es mehrere Möglichkeiten:
    Falls Sie Ihre Inventur mit einem MDE-Gerät durchführen, überprüfen Sie ob es möglich ist die zu zählende Mengeneinheit anzuzeigen bzw. die Anzeige zu vergrößern.
    Falls Sie mithilfe von Papier zählen, überprüfen Sie ob die Mengeneinheit mit auf dem Formular angedruckt wird.
  • Falsche Etikettierung
    Häufig kommt es vor, dass bei der Wareneingangsbuchung ein Fehler unterlaufen ist und Material falsch etikettiert wurde. Sorgen Sie dafür, dass während der Wareneingangsbuchung und der anschließenden Einlagerung ein Vier-Augen-Prozess etabliert wird.
  • Verwechselungen
    Häufig treten bei der Zählung Verwechslungen zwischen ähnlichen Materialien auf. Dies können Sie durch eindeutige Etiketten verhindern. Auf den Etiketten sollte zum einen eine für den Menschen lesbare Beschriftung angebracht sein, zum anderen sollte das Etikett einen eindeutigen Barcode enthalten.
    Falls Sie manuell mit Papier zählen, kann in diesem Fall auch eine MDE-Lösung Fehler verhindern. Bei Scan eines falschen Materials, kann der Mitarbeiter direkt auf den Fehler aufmerksam gemacht werden.

Abschluss der Inventur

Auch wenn es nach dem Abschluss der Inventur für alle Beteiligten ein schlechtes Gefühl erzeugt, dass Mengen fehlen und diese Differenzen verbucht werden, sollten Sie die Ausbuchungen durchführen. Wie ich oben bereits beschrieben habe, ist ein korrekter Bestand im System sehr hilfreich bei diversen Optimierungen und Prozessen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der jährlichen Inventur gemacht?

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Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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3 Kommentare zu "10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden"

Kyra Voight - 11. Oktober 2019 | 14:48

Vielen Dank für diesen nützlichen Artikel bezüglich Lagerwirtschaft. Es ist echt wichtig Inventurdifferenzen zu vermeiden. Ich werde jetzt mehr aufpassen, dass mein Material nicht falsch etikettiert ist.

Antworten
Helena - 19. Februar 2020 | 13:45

Inventurdifferenzen passieren oft durch menschliche Fehler oder Lücken in den Wareneingang vorher. Danke für die Information! Ich informiere mich noch wie man einen Jahresabschluss macht.

Antworten
Joachim Hussing - 16. April 2020 | 21:52

Danke, dass Sie erwähnt haben, wie wichtig das Inventar im Hinblick auf die Spezifikation eines Wirtschaftsprüfer ist. Mein Vater versucht, sein Geschäft besser zu führen, und er hat derzeit kein sehr gutes Inventar. Ich werde ihm sagen, dass er sein Inventar als Priorität setzen soll, wenn er mit einem Wirtschaftsprüfer zu arbeiten beginnt.

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