10 Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden

Sie haben Ihre jährliche Inventur durchgeführt und haben Inventurdifferenzen festgestellt? In Zukunft möchten Sie größere Inventurdifferenzen vermeiden?

Ich habe Ihnen im Folgenden eine kurze Liste mit einigen Gründen für Inventurdifferenzen zusammengestellt und im Anschluss eine kurze Checkliste wie Sie diese in Zukunft vermeiden können!

Webinar: Die häufigsten Gründe für Inventurdifferenzen und wie Sie diese vermeiden

Die Inventur bildet die Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der darauf aufbauenden Buchführung und hat damit eine sehr hohe Relevanz. Die Ist-Bestände im Unternehmen werden dort ermittelt und mit den Soll-Beständen abgeglichen. Abweichungen führen z. B. zu Problemen mit dem Finanzamt, binden unnötig viel Kapital durch einen zu hohen Lagerbestand oder führen zu Engpässen und Lieferverzögerungen.

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Der Grund für eine Inventur in Ihrem Unternehmen sollte nicht nur die Vorgabe durch den Wirtschaftsprüfer bzw. das HGB sein. Vielmehr sollten Sie der Inventur positiv entgegensehen können, da nach der Inventur die Bestände in Ihrem System mit den physischen Beständen in Ihren Lägern übereinstimmen. Diese Übereinstimmung sollte möglichst beibehalten werden. So können Sie systemisch Ihre Bestände optimal überwachen, Unterdeckungen vermeiden und Ihr gebundenes Kapital in Form von hohem Lagerbestand verringern.

Welche Ursachen für Inventurdifferenzen gibt es?

In der folgenden Liste sind zehn häufige Gründe für Inventurdifferenzen aufgelistet.

• Material ist falsch etikettiert
• Falsches Material wurde entnommen
• Wareneingang wurde falsche erfasst
• Falsche Mengeneinheit wurde beim Zählen verwendet
• Menschlicher Fehler bei Zählung
• Material befindet sich an falschen Stellen im Lager
• Material wurde aufgrund von Schaden verschrottet und Verschrottung wurde nicht erfasst
• Diebstahl/Verlust
• Fehler in systemischer Bestandsführung
• Inventurdifferenzen vermeiden

Vermeiden von Inventurdifferenzen

Es gibt weit mehr Gründe als die hier aufgelisteten. Eine vollständige Aufzählung würde jedoch aufgrund der Unterschiede zwischen verschiedenen Branchen an dieser Stelle keinen Sinn ergeben. Um die eben genannten Gründe für Inventurdifferenzen in Zukunft zu vermeiden bzw. nach einer Zählung korrekt zu behandeln, können Sie die Punkte aus der folgenden Checkliste befolgen:

• Überprüfen Sie ob der Bestand am korrektem Platz liegt
  Sie sollten immer dafür sorgen, dass der Bestand an dem für ihn bestimmten Platz im Lager liegt. Falls Sie nach der Zählung Differenzen feststellen, überprüfen Sie ob das Material an verschiedenen Stellen im Lager liegt und veranlassen Sie im Zweifel eine Nachzählung.
• Nachzählungen veranlassen
  Falls Sie nach einer ersten Inventurzählung hohe Differenzen auftauchen, lassen Sie diese umgehend nachzählen.
• Sicherstellen der korrekten Mengeneinheit
  Bei sehr großen Differenzen kommt es erfahrungsgemäß häufig vor, dass eine falsche Mengeneinheit beim Zählen genutzt wurde. Beispielsweise sollen Stück gezählt werden, es wurden aber Kartons gezählt.
  Um solche Differenzen in Zukunft zu vermeiden, gibt es mehrere Möglichkeiten:
  Falls Sie Ihre Inventur mit einem MDE-Gerät durchführen, überprüfen Sie ob es möglich ist die zu zählende Mengeneinheit anzuzeigen bzw. die Anzeige zu vergrößern.
  Falls Sie mithilfe von Papier zählen, überprüfen Sie ob die Mengeneinheit mit auf dem Formular angedruckt wird.
• Falsche Etikettierung
  Häufig kommt es vor, dass bei der Wareneingangsbuchung ein Fehler unterlaufen ist und Material falsch etikettiert wurde. Sorgen Sie dafür, dass während der Wareneingangsbuchung und der anschließenden Einlagerung ein Vier-Augen-Prozess etabliert wird.
• Verwechselungen
  Häufig treten bei der Zählung Verwechslungen zwischen ähnlichen Materialien auf. Dies können Sie durch eindeutige Etiketten verhindern. Auf den Etiketten sollte zum einen eine für den Menschen lesbare Beschriftung angebracht sein, zum anderen sollte das Etikett einen eindeutigen Barcode enthalten.
  Falls Sie manuell mit Papier zählen, kann in diesem Fall auch eine MDE-Lösung Fehler verhindern. Bei Scan eines falschen Materials, kann der Mitarbeiter direkt auf den Fehler aufmerksam gemacht werden.

Abschluss der Inventur

Auch wenn es nach dem Abschluss der Inventur für alle Beteiligten ein schlechtes Gefühl erzeugt, dass Mengen fehlen und diese Differenzen verbucht werden, sollten Sie die Ausbuchungen durchführen. Wie ich oben bereits beschrieben habe, ist ein korrekter Bestand im System sehr hilfreich bei diversen Optimierungen und Prozessen.

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FAQ

• Was sind Inventurdifferenzen?

Als Inventurdifferenz wird die Differenz zwischen dem berechneten Buchwert und dem tatsächlichen Inventarwert des tatsächlichen Inventars bezeichnet.

• Welche Ursachen können Inventurdifferenzen haben?

Eine Inventurdifferenz kann verschiedenen Ursachen haben, wie Diebstahl, Fehler in der systematischen Bestandsführung oder eine falsche Etikettierung des Materials.

• Wie vermeidet man Inventurdifferenzen?

Bei der Frage, wie man Inventurdifferenzen vermeidet, kommt es auf die Ursache der Differenz an. Wenn eine falsche Etikettierung die Ursache ist, könnten Sie den Prozess während der Wareneinbuchung und Einlagerung optimieren, indem Sie z. B. ein Vier-Augen-Prozess einführen.

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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