Workflows automatisieren mit dem SAP Workflow Builder

Automatisierte Workflows sind äußerst nützlich, doch ihre Erstellung, Verwaltung und Optimierung bringt eigene Herausforderungen mit sich. Der SAP Workflow Builder soll hier Abhilfe schaffen und die Gestaltung der Abläufe anhand einer grafischen Benutzeroberfläche mit hoher Integration in die SAP-Umgebung ermöglichen.

Was ist der SAP Workflow Builder?

Der SAP Workflow Builder ist ein Entwicklungswerkzeug für die Modellierung, Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Es lassen sich damit Workflows hoher Komplexität definieren, an denen mehrere Abteilungen im Unternehmen beteiligt sein können.

Neben der Erstellung gänzlich neuer Workflows lassen sich auch bereits bestehende erweitern. Die Gestaltung und Ausführung finden innerhalb der SAP-Umgebung statt, beispielsweise als Kernfunktion der SAP Build Process Automation.

SAP Workflow Builder (Quelle: SAP Press Blog)

Mit SAP Workflows sind automatisierte und strukturierte Prozesse innerhalb des SAP-Systems gemeint, die in SAP S/4HANA und damit im SAP-ERP stattfinden. Nützlich sind diese zum Beispiel für die Koordinierung von Genehmigungs- oder Freigabeprozessen. Mit dem Builder ist es möglich, solche SAP Business Workflows über eine grafische Benutzeroberfläche zu entwerfen.

Damit lassen sich zum Beispiel die logischen Abfolgen von Prozessen visuell darstellen und konfigurieren. Festlegen lassen sich etwa Bedingungen, Verzweigungen und Entscheidungspunkte. Ein SAP Workflow lässt sich damit als Ergebnis des Modellierungsprozesses im Workflow Builder verstehen. Auch wird der Workflow Builder im Rahmen eines Enterprise Mobility Managements genutzt.

Aufbau und Funktionen des SAP Workflow Builders

Aufbau

Der SAP Workflow Builders ist aus folgenden Elementen aufgebaut:

• Grafische Benutzeroberfläche (GUI): Die GUI ist in einen Arbeitsbereich für die visuelle Modellierung, einen Navigationsbereich mit der Struktur des Workflows und in eine Werkzeugleiste sowie ein Detailfenster mit detaillierten Informationen zu den Workflow-Elementen aufgeteilt.
• Workflow-Komponenten: Hierzu gehören die einzelnen Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb des Workflows, die ausgeführt werden müssen. Diese Schritte können manuelle Aufgaben, automatisierte Aktivitäten oder Entscheidungslogik enthalten. Trigger lösen bestimmte Aktionen im Workflow aus und es existieren mit Bedingungen und Verzweigungen logische Elemente, die definieren, wann der Workflow fortschreiten soll.

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Funktionen

Das sind die Funktionen des Workflow Builders:

• Erstellung und Modellierung von Workflows: Dies umfasst das Hinzufügen und Verbinden von Workflow-Elementen.
• Zuweisung von Aufgaben: Aufgaben lassen sich an Benutzer, Rollen oder Positionen zuweisen.
• Automatisierung und Integration: Das Senden von E-Mails, das Starten von Programmen oder das Aktualisieren von Daten in anderen SAP-Modulen lassen sich zum Beispiel automatisiert durchführen.
• Überwachung und Debugging: Umfasst die Anzeige des Status, der Ausführungsprotokolle und der Fehler.
• Versionierung und Verwaltung: Dank Versionierung lassen sich Änderungen sicher erproben.
• Testen und Simulation: Tests und Simulationen finden vor der Aktivierung im Produktivsystem statt.

Anwendungsgebiete

Der SAP Workflow Builder ist überall dort nützlich, wo es auf einen hohen Automatisierungsgrad, Effizienz und Transparenz ankommt. Zu nennen wäre hier zum Beispiel das Finanz- und Rechnungswesen. Die Genehmigung von Rechnungen oder die Kontenabstimmung eignen sich für die Umsetzung in automatisierte Workflows.

Und auch Einkauf und Beschaffung können davon profitieren, wenn es zum Beispiel um die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Beschaffungsanträgen, das Lieferantenmanagement oder die Materialwirtschaft geht. Oft wird der SAP Workflow Builder als Kernfunktion der SAP Build Process Automation oder in Rahmen von SAP Build eingesetzt.

Nützlich ist das Entwicklungswerkzeug auch im Personalwesen. Hier kommen Anwendungen wie Einstellungen und das Onboarding in den Sinn, um die entsprechenden Verfahren effizienter zu gestalten. Doch auch im Abwesenheitsmanagement sind Workflows vorteilhaft, um zum Beispiel Urlaubsanträge und -genehmigungen oder Krankmeldungen zu automatisieren.

Weitere Einsatzmöglichkeiten ergeben sich im Vertrieb und im Marketing (Vertragsmanagement oder Kundenauftragsbearbeitung), in der Logistik und Produktion (Produktionsaufträge und Lagerverwaltung) oder im IT- und Systemmanagement (Änderungsmanagement, Benutzer- und Berechtigungsmanagement).

Weitere Anwendungen finden sich im Compliance und Risikomanagement (Audit- und Prüfungsprozesse, Risikobewertung) und in der Forschung und Entwicklung (automatisierte Projektgenehmigung).

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Folgende Beispiele verdeutlichen, wie der praktische Einsatz des SAP Workflow Builders aussehen kann:

Automatisierung des Rechnungsgenehmigungsprozesses

Der Workflow Builder kann dabei helfen, den Genehmigungsprozess für eingehende Rechnungen zu automatisieren. Der Workflow kann hierfür das automatische Scannen der Rechnungen und das Hochladen ins SAP-System umfassen. Anhand solcher Kriterien wie Betrag und Lieferant kann eine Weiterleitung an die entsprechende Abteilung zur Prüfung und Genehmigung erfolgen.

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter

Manuelle Prozesse können zu einem hohen Aufwand zwischen der HR, der IT und anderen Abteilungen im Rahmen des Onboardings führen. Ein automatisierter Workflow bietet hier klare Vorteile. Aufgaben wie die Erstellung von IT-Konten, die Zuweisung von Arbeitsmitteln und die Schulungsplanung kann dieser automatisch anstoßen, sobald es zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters kommt.

Vor- und Nachteile des SAP Workflow Builders

Das Entwicklungstool bietet folgende Vorteile:

• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Reduziert manuelle Aufgaben und minimiert Fehler. Prozessdurchlaufzeiten lassen sich beschleunigen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Ermöglicht die lückenlose Dokumentation und Überwachung von Prozessen. Verbessert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Workflows.
• Integration mit anderen SAP-Modulen: Nahtlose Integration und Datenübergabe zwischen unterschiedlichen Modulen und externen Systemen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Ermöglicht eine klare Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen.

Diese Nachteile gilt es beim Workflow Builder zu berücksichtigen:

• Komplexität der Einrichtung mit hohem Zeitaufwand
• Abhängigkeit von SAP-Umgebung
• Hohe Implementierungs- und Betriebskosten
• Anfängliche Lernkurve
• Regelmäßige Wartung und Updates sind erforderlich

Zusammenfassung

Mit dem SAP Workflow Builder haben Unternehmen die Möglichkeit, den größtmöglichen Vorteil aus den SAP Workflows zu ziehen. Besonders interessant ist die visuelle Entwicklung der automatisierten Abläufe. Damit ist ein relativ schneller Einstieg in das Werkzeug möglich. Wer das Tool vollumfänglich nutzen möchte, muss jedoch mehr investieren und seine Mitarbeiter entsprechend schulen.

Nutzen Sie bereits den SAP Workflow Builder, planen Sie den Einsatz oder haben Sie Fragen hierzu? Dann kontaktieren Sie mich doch einfach oder vereinbaren Sie direkt ein kostenloses Expertengespräch.

Ingo Biermann

Als Management- und Technologieberater unterstütze ich seit mehr als 15 Jahren große und mittelständische Unternehmen in Fragen der IT-Strategie und bin unterwegs in unterschiedlichen SAP-Themen wie SAP S/4HANA, User Experience und SAP Entwicklung.

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