Unternehmen machen mobil
Wenn es etwas gibt, das jeder von uns ständig bei sich hat und täglich und stündlich nutzt, dann sind das unsere Smartphones. Sie ermöglichen uns, egal wo und wann, auf wichtige und weniger wichtige Daten zuzugreifen und mit anderen Menschen Kontakt zu halten. Auch im Unternehmenskontext gewinnen Mobilgeräte zunehmend an Bedeutung. Zeitlich flexibles und ortsungebundenes Arbeiten und gesteigerte Effizienz sind nur einige der Vorteile, von denen Unternehmen und Anwender durch mehr Mobility profitieren.
Aber wo Licht ist, ist auch Schatten und so bieten Mobilgeräte nicht nur Vorteile, sondern bergen auch einige Gefahren. Wenn unternehmensinterne Daten das Unternehmensnetzwerk auf ungesicherten Endgeräten verlassen, kann dies fatale Folgen für das gesamte Unternehmen haben.
Auf Mobility zu setzen, ist also für Ihr Unternehmen durchaus zukunftsweisend und richtig, erfordert aber Vorbereitung und Planung. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen erklären, welche Punkte Sie bei der Erstellung einer Mobility-Strategie unbedingt beachten sollten.
Wozu brauche ich überhaupt eine Mobility-Strategie?
Wenn Ihr Digitalisierungsprojekt ein Erfolg sein soll, können Sie nicht einfach blind drauflos programmieren und konfigurieren. Ein solcher „Digitalisierungsaktionismus“ ist selten zielführend und kann den Verlauf des Projekts unnötig bremsen. Stattdessen ist eine gut ausgearbeitete Strategie notwendig, mit der Sie sicherstellen, dass Endgeräte einheitlich verwaltet, Netzwerke gesichert und Mitarbeiter über Sicherheitsrisiken aufgeklärt sind.
Vorteile einer guten Mobility-Strategie:
- Kosteneinsparung
- Effiziente Prozesse
- Förderung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter
- Entlastung der Fachabteilungen
Eckpfeiler einer Mobility-Strategie
Um sich auf die eigentliche Strategieentwicklung vorzubereiten, sollten Sie sich Gedanken zu folgenden Eckpfeilern machen:
Vision – 5 oder 10 Jahre weitergedacht: Wie unterstützen mobile Lösungen meine Unternehmensziele?
Analyse – Welche Rahmenbedingungen muss ich berücksichtigen? Wie ist mein Unternehmen im Mobility-Bereich aufgestellt?
Maßnahmen – welche Schritte muss ich heute und morgen gehen, um meiner Vision näher zu kommen?
Kontrolle – Sind meine Zwischenziele erreicht worden?
In 6 Schritten zum erfolgreichen Mobility-Projekt
Bevor Sie Ihr Mobility-Projekt in die Tat umsetzen und Ihr Unternehmen fit für das digitale Zeitalter machen, ist es sinnvoll, eine Strategie auszuarbeiten, in der alle wichtigen Aspekte Beachtung finden. Die folgenden 6 Punkte sollen Ihnen als Orientierung dafür dienen.
Klare Ziele setzen
Wie bei jedem neuen Projekt ist auch hier der erste Schritt, sich klare Ziele zu setzen. Mit diesen vor Augen gelingt es leichter, sich auf das Projekt zu fokussieren und notwendige Schritte einzuleiten. Überraschung: Das Ziel „Wir müssen irgendwie mobiler werden“ reicht leider nicht aus.
Vielmehr sollten Sie sich die Frage stellen, welche Ziele Sie mithilfe gesteigerter Mobilität erreichen möchten. Ist die Mobilität für Sie einfach nur ein Mittel, um Ihre eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern? Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch unterwegs immer gut über unternehmensinterne Vorgänge informiert sind? Oder gibt es bestimmte Prozesse in Ihrem Unternehmen, deren Effizienz Sie sich durch Mobilgeräte zu steigern erhoffen (z. B. das Einscannen eintreffender Ware mit dem Barcode-Scanner auf dem Smartphone)?
Wichtige Schritte für mittel- und langfristige Ziele:
- Prozessanalyse zur „Mobile Readiness“ – sind mein Unternehmen und meine Mitarbeiter überhaupt bereit, um mobil zu werden? Was muss vorher noch passieren?
- Klar definierte Ziele und Meilensteine – wann will ich welchen Schritt erreicht haben, um meinem Endziel Schritt für Schritt näher zu kommen?
- Überlegungen zum erwarteten ROI (Return on Investment) – ab wann rentieren sich die Mittel, die ich zur Verwirklichung des Projekts investiere?
Agilität sichern
Nach reichlicher Analyse bezüglich der Zukunftsfähigkeit kann es durchaus sinnvoll sein, Apps für bestimmte Geräte und Anwendungen zu entwickeln. Trotzdem sollten Sie darauf achten, agil und flexibel zu bleiben. Kaum ein anderer Markt ist so unvorhersehbar und schnelllebig wie der Markt mobiler Endgeräte. Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen, auf offene Standards und erweiterbare Ansätze zu setzen, um Ihre Lösungen langfristig nutzen zu können.
Um nicht bei der Entwicklung jeder neuer Anwendung oder der Anpassung der Anwendung an neue Geräte bei 0 anfangen zu müssen, macht es zudem Sinn, mit Lösungsbausteinen zu arbeiten, auf die Sie später aufbauen können.
IT-Sicherheit garantieren
Viele Verantwortliche trauen sich noch nicht recht, Mobilität in ihrem Unternehmen einzuführen oder aufzubauen und bei fast allen lautet der Grund: fehlende Sicherheit.
Mobile Geräte sind ja so unsicher, wer garantiert mir denn, dass keine Externen auf sensible Daten zugreifen können? Und wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter auch wissen, wie sie die Daten schützen müssen? Gibt es denn überhaupt schon die nötigen technischen Features und Sicherheitsmechanismen für Mobilgeräte?
Ja, die gibt es. Allerdings fehlt es oft noch am nötigen Knowhow zur technischen Umsetzung der mobilen Sicherheitsmaßnahmen sowie am Bewusstsein der Anwender bzgl. des Gefahrenpotenzials. Daraus ergeben sich 2 wichtige Maßnahmen, die Sie unbedingt in Ihre Mobility-Strategie aufnehmen sollten:
- Etablieren Sie einen umfänglichen Schutz gegen äußere Angriffe sowie ein effektives Zugriffsmanagement
- Schulungen für Anwender über den Umgang mit mobilen Geräten und Anwendungen und Sensibilisierung für Risiken
Datenschutz gewährleisten
Das Thema Datenschutz wird umso wichtiger, je weiter die Digitalisierung voranschreitet. Das ist kein Wunder, wenn Sie sich vor Augen führt, wie verheerend die Folgen sein können, die sich aus Datendiebstahl oder -verlust ergeben können. Image-Schäden oder rechtliche Konsequenzen sind keine Seltenheit, wenn sensible Unternehmensdaten in die falschen Hände gelangen.
Wenn im Zuge der Mobilisierung Daten das gesicherte Unternehmensnetzwerk verlassen, steigt das Risiko für Datenverluste.
Aus diesem Grund sollten Sie sich im Rahmen Ihrer Strategie-Entwicklung auch folgende Fragen stellen:
- Wie kann ich ein ausreichendes Sicherheitsniveau auf mobilen Geräten erreichen?
- Welche Apps sind eigentlich dafür geeignet, Unternehmensdaten bereitzustellen und zu bearbeiten?
- Wie kann ich vermeiden, dass Mitarbeiter unternehmenskritische Daten auf fremden Servern speichern?
Um diese Fragen zu beantworten, können IT-Benutzerverwaltungs-Systeme, sogenannte Provisioning-Lösungen und andere Apps hilfreich sein. Diese sorgen dafür, dass die Kommunikation mit dem Unternehmensnetz über eine gesicherte Verbindung abläuft und dass geschäftliche und private Daten sauber voneinander getrennt werden. Wenn Sie zusätzlich noch ein lückenloses Zugriffsmanagement sicherstellen und die Möglichkeit einer Fernlöschung etablieren, können Sie Risiken für Datenlecks und -verluste erfolgreich minimieren.
Ressourcen bereitstellen
Wie jeder andere Umstellungsprozess in Unternehmen bedeutet es zunächst einmal zusätzlichen Aufwand für die Organisation, mobile Lösungen einzuführen und zu betreiben. Mitarbeiter müssen mobile Endgeräte verwalten. Dafür werden zusätzliche zeitliche Ressourcen benötigt, die das Management bereitstellen, umschichten oder beschaffen muss. Wie aufwändig dieser Prozess ist, hängt davon ab, wie gut Ihr Unternehmen personell aufgestellt ist. Haben Sie bereits eine eigene IT-Abteilung, kann diese den Großteil der Aufgaben übernehmen, nachdem sie ausreichend geschult wurde. Ansonsten macht es Sinn, sich an erfahrene IT-Dienstleister zu wenden, die Sie bei der Strategiefindung unterstützen.
Usability is Key
Wie eingangs erwähnt, ist das Smartphone aus unser aller Leben nicht mehr wegzudenken. Wir verbringen auch deswegen so viel Zeit an unseren privaten Mobilgeräten, weil die Apps, die wir verwenden, sehr intuitiv und einfach zu bedienen sind. Daran sind wir gewöhnt und so möchten wir auch unsere Unternehmensanwendungen bedienen können. Komplizierte Handhabung und lange Einarbeitungszeiten sind bei einem Mobility-Projekt ein unnötiger Bremsklotz.
Wenn Ihre Mitarbeiter Anwendungen und Geräte nicht akzeptieren, greifen sie gegebenenfalls auf eigene ungesicherte Geräte und Anwendungen zurück. Das kann Ihre gesamte Mobility-strategie gefährden!
Das Potenzial mobiler Lösungen kann sich also nur dann voll entfalten, wenn sich die geschäftlichen Anwendungen gemäß dem Trendwort „Consumerization“ an den privaten orientieren. Es gilt also vor allem, Nutzerfreundlichkeit zu betonen und Komplexität zu minimieren.
Fazit
Mobile Geräte ermöglichen uns ein orts- und zeitungebundenes Arbeitsverhalten, das die Effizienz von Prozessen im Unternehmen deutlich steigern kann. Um davon profitieren zu können und sich nicht gleichzeitig einer Vielzahl an Gefahren auszusetzen, brauchen Sie eine ausgefeilte Mobility-Strategie.
In 6 Schritten setzen Sie sich klare Ziele, sichern Agilität, IT-Sicherheit und Datenschutz, stellen Ressourcen bereit und legen dabei den Fokus auf Usability. Wenn Sie keine eigene IT-Abteilung haben oder diese den Aufwand nicht leisten kann, lassen Sie sich am besten von externen Beratern unterstützen. Auch bei mindsquare stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.
Wenn Sie noch Fragen zu dem Thema haben oder sich gerne beraten lassen möchten, melden Sie sich doch persönlich bei mir. Ich freue mich darauf!
