Reisekostenapps – Der Vergleich
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Reisekostenapps vereinfachen die Abrechnung, sparen Zeit und reduzieren Fehler.
- Wichtige Funktionen: OCR-Belegerkennung, Workflows, ERP-Integration, Währungsumrechnung.
- Vorteile: höhere Effizienz, Transparenz und Nutzerfreundlichkeit.
- Bekannte Anbieter: SAP Concur, N2F, Circula, Yokoy.
Welche Funktionen benötigt eine Reisekostenapp?
Eine Reisekostenapp hat das Ziel, die Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten, also die Mitarbeiter auf Dienstreise, deren Verantwortliche sowie die Buchhaltung, zu vereinfachen. Die ideale Reisekostenapp verfügt mindestens über die folgenden Funktionen:
Erfassung von Ausgaben und Belegen
Zur komfortablen Erfassung von Belegen sollte eine Reisekostenapp es ermöglichen, Belege zu fotografieren und in der App hochzuladen. Idealerweise kann die App mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) die Belege analysieren und die relevanten Daten wie Belegnummer, Datum und Betrag auslesen und in die Abrechnung übertragen. Das spart nicht nur Zeit und Platz im Portemonee, sondern vermeidet auch Tippfehler.
Integration von Pauschalen
Um Reisekosten zu erfassen, die nicht einzeln mit Belegen nachgewiesen werden müssen, sollten Nutzer verschiedene Pauschalen in der App eintragen können. So werden beispielsweise die Abrechnung von Kilometerpauschalen für Dienstreisen mit dem eigenen Auto oder die Verpflegungspauschale pro Tag berücksichtigt.
Freigabe-Workflow
Eine gute Reisekostenapp sollte nicht nur den reisenden Mitarbeitern das Leben vereinfachen, sondern auch ihren Vorgesetzten. Standardisierte und automatisierte Workflows erleichtern die Freigabe der Reisekostenabrechnung. Nützliche Funktionen sind die Benachrichtigung der Vorgesetzten, wenn eine neue Abrechnung vorliegt und die Meldung bei den Mitarbeitern, wenn Teile der Abrechnung noch nicht genehmigungsfähig sind.
Gute Integrationsfähigkeit
Es ist hilfreich, wenn eine Reisekostenapp keine Stand-Alone-Lösung ist, sondern gut in die bestehenden IT-Systeme integriert werden kann. So können abrechnete Reisekosten aus der App direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Dabei helfen vorgefertigte Schnittstellen, beispielsweise zu ERP-Software von SAP oder Microsoft, um Unternehmen die Integration der Software in ihre IT-Landschaft zu vereinfachen. Manche Apps ermöglichen auch die Integration von Buchungsportalen für die direkte Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen.
Währungsumrechnung
Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig Dienstreisen ins Ausland unternehmen, sollten bei der Auswahl einer Reisekostenapp darauf achten, dass die App unkompliziert verschiedene Währungen umrechnen kann. Diese Funktion erleichtert den Nutzern nicht nur den Umgang mit den eingereichten Belegen, sondern verhindert auch Umrechnungsfehler in der Reisekostenabrechnung.
Welche Vorteile hat eine Reisekostenapp?
Verfügt eine Reisekostenapp über diese Funktionen, bietet sie einen echten Mehrwert für ein Unternehmen. Dabei ergeben sich die folgenden Vorteile:
Zeitersparnis
Mit einer Reisekostenapp werden viele manuelle Aufgaben, wie das Erfassen von Belegen oder das Ausfüllen von Formularen, automatisiert. Das spart sowohl den Mitarbeitern auf Dienstreise als auch in der Finanzbuchhaltung Zeit und gestaltet somit den gesamten Abrechnungsprozess effizienter. Da Belege direkt eingescannt und festgehalten werden können, entfällt das Sammeln und spätere Rekonstruieren der Ausgaben auf der Dienstreise.
Transparente Kostenkontrolle
Das Echtzeit-Tracking der Ausgaben während der Dienstreise erhöht die Transparenz und gestaltet die Reisekostenabrechnung insgesamt übersichtlicher. Außerdem können direkt in der Reisekostenapp Budget-Grenzen festgelegt werden, sodass von vorneherein klar ist, in welcher Höhe die Reisekosten maximal erstattet werden.
Fehlerreduktion
Die Verwendung einer Reisekostenapp reduziert die Fehler in der Reisekostenabrechnung, da die Belege direkt erfasst und eingetragen werden können. Gerade Flüchtigkeitsfehler wie Zahlendreher werden so vermieden, was im Nachhinein viel Aufwand vermeidet. Automatisierte Workflows unterstützen außerdem die fristgerechte und zügige Einreichung und Erstattung der Ausgaben.
Benutzerfreundlichkeit
Im Vergleich zu einem mit Belegen vollgestopften Portemonee ist eine Reisekostenapp auf dem Smartphone deutlich angenehmer für die Nutzer. Sie können in die App eingepflegte Belege noch vor Ort entsorgen und behalten den Überblick über ihre Reisekosten. Genau so ist die Freigabe der Abrechnung für die Verantwortlichen digital deutlich besser zu handhaben als in Papierform.
Vergleich: Reisekostenapps
Eine gute Reisekostenapp ermöglicht also ihren Nutzern die unkomplizierte und transparente Abrechnung ihrer Reisekosten und reduziert dadurch die bürokratischen Begleiteffekte einer Dienstreise. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Reisekostenapps vor, mit denen Sie die Reisekostenabrechnung Ihres Unternehmens effizienter gestalten können.
SAP Concur App
Für Unternehmen, die SAP einsetzen, bietet sich die SAP Concur App an. Generell ist SAP Concur eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Geschäftsreisen, Reisekosten und Spesenabrechnungen, die Planung, Buchung, Belegerfassung und Abrechnung in einer Plattform integriert.
Mit der App können Mitarbeiter Flug- und Bahntickets, Mietwagen und Hotels unterwegs buchen, was ihnen mehr Flexibilität bietet. Belege wie Kassenbons oder Rechnungen können direkt mit der App erfasst und digitalisiert werden, indem Nutzer Fotos von den Belegen machen, die dann mithilfe von OCR-Technologie automatisch erfasst werden. Das erleichtert die spätere Abrechnung und sorgt für eine einfache Verwaltung der Ausgaben. Zudem prüft die App bei der Buchung, ob gegen firmeninterne Richtlinien verstoßen wird, und ermöglicht eine schnelle Genehmigung von Kostenabrechnungen durch Vorgesetzte.
Nutzer der SAP Concur App haben außerdem Zugriff auf die Premium-Version der App TripIt. Mit dieser App können Nutzer ihre Buchungen bei Hotels oder Fluggesellschaften verwalten und werden über kurzfristige Änderungen oder Störungen auf ihrer Reise informiert. Die direkte Integration der SAP Concur App in SAP ERP- oder S/4HANA-Systeme sorgt für automatisierte Workflows vom Mitarbeiter auf Dienstreise bis zur Buchhaltung und ermöglicht die reibungslose Abrechnung der Reisekosten.
Fiori-Reisekosten-App
Mit der Fiori-Reisekosten-App hat mindsquare eine eigene Lösung entwickelt, um die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten in Unternehmen mit SAP-Systemen unkompliziert und effizient zu ermöglichen. Nutzer können mithilfe der App Fotos von Belegen hochladen und bei Reisen mit dem Auto die gefahrenen Kilometer erfassen. Die Kosten für die Verpflegung können ebenfalls eingetragen werden, je nachdem, ob sie bereits übernommen wurden oder zusätzlich entstanden sind.
Die Verbuchung der Ausgaben erfolgt dann im SAP HCM Reisemanagement oder in einer eigenen Lösung. Die nahtlose Integration in SAP-Systeme führt zu einer effizienten Abrechnung der Reisekosten und durch die Fiori-Oberfläche lässt sich die App intuitiv und benutzerfreundlich bedienen. Insgesamt behalten Unternehmen mit der mindsquare-Lösung jederzeit den Überblick über die Reisekosten und können die entstandenen Kosten zeitnah und unkompliziert abrechnen.
Die Fiori-Reisekosten-App
Ihre Mitarbeiter können ihre Reisekosten jederzeit und an jedem Ort erfassen: Mit unserer unkomplizierten und effizienten Fiori-Reisekosten-App.
N2F
Der französische Softwareentwickler N2F ist auf die digitale Reisekostenabrechnung mithilfe mobiler Endgeräte spezialisiert und bietet dafür eine eigene Reisekostenapp an. Die N2F-App erkennt mithilfe von OCR die wichtigsten Daten auf den fotografierten Belegen inklusive spezieller Angaben wie Kraftstoffmenge oder Kurtaxe. Dabei ist die App in 11 Sprachen verfügbar und kann 170 Währungen basierend auf aktuellen Wechselkursen umrechnen.
Es gibt zudem einen integrierten Workflow für die Genehmigung der Ausgaben, den Nutzer individuell anpassen und mit KI-Funktionen verbessern können. Die Belege werden nach ihrer Ablage in der App außerdem GoBD-konform archiviert. Darüber hinaus bietet N2F fertige Schnittstellen für über 300 ERP- und Buchhaltungssysteme an, darunter SAP, DATEV, Lexware und MS Dynamics. Insgesamt ist die N2F-Reisekostenapp eine verbreitete Lösung für die komfortable Erfassung von Belegen unterwegs und die automatisierte Erstellung der Reisekostenabrechnung.
Circula
Bei Circula handelt es sich um die Reisekostenapp des gleichnamigen Softwareanbieters, der sich auf die automatisierte und KI-getriebene Abrechnung von Reisekosten spezialisiert hat. Zentral für die App ist das Scannen von Belegen. OCR-Technologie und Künstliche Intelligenz helfen bei der Erfassung und vervollständigen die Rechnungen bei Bedarf. Liegt ein eingereichter Beleg über dem vorher festgelegten Budget, wird die verantwortliche Person informiert und kann die Ausgaben genehmigen oder ablehnen. Die App übermittelt die Informationen automatisiert an die Buchhaltung und sorgt für die zügige Erstattung der Reisekosten.
Circula verfügt außerdem über eine Kreditkartenfunktion und ermöglicht der verantwortlichen Person den Überblick über die Ausgaben in einem übersichtlichen Dashboard. Darüber hinaus verfügt die App über Möglichkeiten zur Integration in die Systeme der relevanten ERP- und Buchhaltungssysteme von DATEV, SAP, Microsoft, und vielen weiteren.
Yokoy
Die App von Yokoy ermöglicht ebenfalls die direkte Erfassung von Belegen und berücksichtigt bei der Berechnung der Pauschalen auch länderspezifische Vorgaben für die Reisekosten. Ausgabelimits sorgen für volle Kostenkontrolle und die Möglichkeit zur Einbindung mehrerer Kreditkarten und anderer Zahlungsmöglichkeiten gibt den Nutzern den vollen Überblick über alle Ausgaben. Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz vereinfacht auch bei diesem Anbieter die Eingabe und Abrechnung der Reisekosten durch die Ergänzung von Angaben und Automatisierung der Workflows.
Yokoy bietet außerdem die virtuelle Smart Lodge Card als Lösung zur Bezahlung von Hotels, Mobilität und weiteren Ausgaben an. Diese zentrale Bezahlkarte soll durch den Verzicht auf Gebühren für Zahlungen und Wechselkurse die Bezahlung auf der Dienstreise so einfach wie möglich gestalten. Die Software von Yokoy ist in die Lösungen der namhaften Anbieter von Unternehmenssoftware integrierbar, unter anderem SAP, DATEV und Microsoft. Darüber hinaus gehört Yokoy zum Reisemanager Travelperk, dessen App das Reisen durch die Zusammenführung von Buchung und Verwaltung aller Tickets und Services in einer Software vereinfachen soll. Gemeinsam decken die beiden Lösungen alle benötigten Dienstleistungen auf einer Reise ab.
Fazit
Dienstreisen sind für Mitarbeiter oft herausfordernd und von logistischem Aufwand geprägt. Reisekostenapps sollen die Abrechnung der vom Unternehmen gedeckten Ausgaben für die Verpflegung oder Mobilität vereinfachen. Sie können den gesamten Prozess von der Bezahlung der Ausgaben über die Erfassung der Belege bis hin zur Genehmigung und Erstattung abbilden. Funktionen wie OCR-Belegerkennung, automatisierte Workflows, Währungsumrechnung und nahtlose Anbindung an ERP-Systeme machen die Abrechnung nicht nur schneller, sondern auch transparenter und weniger fehleranfällig.
Von einer modernen Reisekostenapp profitieren nicht nur die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen. Auch für die Verantwortlichen und die Buchhaltung bedeutet eine Reisekostenapp eine echte Erleichterung durch Zeitersparnis, bessere Kostenkontrolle und eine deutlich effizientere Reisekostenabrechnung.
Websession: Reisekostenapp
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FAQ
Welche Grundfunktionen sollte eine Reisekostenapp haben?
Eine gute App sollte Belegerfassung mit OCR, Integration von Pauschalen, Freigabe-Workflows, ERP-Schnittstellen und Währungsumrechnung bieten.
Welche Vorteile bringt eine Reisekostenapp Unternehmen?
Sie sorgt für Zeitersparnis, transparente Kostenkontrolle, Fehlerreduktion und vereinfacht den Mitarbeitern und der Buchhaltung insgesamt die korrekte Abrechnung der Reisekosten.
Welche Anbieter von Reisekostenapps sind besonders relevant?
Beispiele sind SAP Concur, N2F, Circula und Yokoy – alle mit unterschiedlichen Stärken in OCR, KI, Workflows oder ERP-Integration.
Für wen lohnt sich eine Reisekostenapp am meisten?
Für Unternehmen mit regelmäßigen Geschäftsreisen, die ihre Abrechnungen effizienter, transparenter und fehlerärmer gestalten wollen.
Wer kann mir beim Thema Reisekostenapps – Der Vergleich helfen?
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