Tobias Schießl
 - 20. November 2020

SAP S/4HANA: Wie bereiten Sie Ihre Anwender richtig auf die Migration vor?

S/4HANA Migration

Die Umstellung auf SAP S/4HANA betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern alle Unternehmensbereiche. Das bedeutet ganzheitliche Veränderung führt zu Unsicherheit bei den Mitarbeitern z. B. bezüglich ihrer Arbeitsabläufe und benötigter Kompetenzen. Für ein erfolgreiches Migrationsprojekt ist daher das Thema Change-Management unausweichlich. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen Tipps und Neuerungen in S/4HANA vor, mit denen Sie Ihren Anwendern das S/4HANA-Projekt näherbringen können.

Warum überhaupt Change-Management?

Erfahrungswerte und Studien zeigen: Die meisten Unternehmensprojekte scheitern nicht an der IT, sondern an den Faktoren Prozess und Mensch. Prozesse sind sozusagen die Nervensysteme einer Organisation – ohne diese funktioniert nichts. Damit Prozesse vernünftig ablaufen, ist die Umsetzung und Zufriedenheit der Mitarbeiter entscheidend. Grundsätzlich sind wir Menschen darauf gepolt, dass Veränderungen Stress bedeuten und bleiben daher lieber im gewohnten und sicheren Umfeld. Auch, wenn jeder Mensch natürlich anders reagiert – es liegt grundsätzlich in unserer Biologie.

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Das bedeutet: Sie müssen Ihre Mitarbeiter von Anfang an über das Projekt informieren und sie ins Boot holen, damit sie zu Projektunterstützern werden und an der Veränderung mitwirken. Nur, wer seine Anwender von Beginn an in das Projekt miteinbezieht, kann sein Migrationsprojekt zum Erfolg führen. In der Realität fühlen sich aber nur knapp 40 Prozent der Mitarbeiter gut in Change-Projekte eingebunden. Wie Sie es anders machen und Change-Management konkret umsetzen können, erfahren Sie im Folgenden.

Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern Lust auf S/4HANA: Neue Features in Fiori

Die Migration auf S/4HANA ist für viele Unternehmen quasi ein Pflichtprojekt, das von den technologischen Umständen vorgegeben wird: Die SAP will den Support für das SAP ERP zu 2027 einstellen. Wenn diese Einstellung vorherrscht, sehen die Mitarbeiter und auch die Projektverantwortlichen selbst oft den wirklichen Mehrwert nicht. Dementsprechend ist die Motivation eher gering. Daher sollten Sie zuerst an der Einstellung zum S/4HANA-Projekt in Ihrem Unternehmen arbeiten, bevor Sie loslegen.

Um Ihnen einen Perspektivwechsel zu erleichtern, habe ich Ihnen hier beispielhaft ein paar neue Features mitgebracht, die S/4HANA mit sich bringt und die Sie Ihren Mitarbeitern im Rahmen des Change-Managements vorstellen können.

Fokus auf Fiori-Apps unter S/4HANA

Während bisher die SAP GUI als Einstiegspunkt für Endanwender diente und nur einzelne Applikationen mit Fiori realisiert worden sind, werden zukünftig unter S/4HANA die Fiori-App und das Fiori Launchpad der Einstiegspunkt für Endanwender sein. Die SAP GUI wird nur noch von Power-Usern verwendet. Außerdem können Sie unter S/4HANA-On-Premises mehr als 1800 Standard-Apps für unterschiedliche Unternehmensbereiche nutzen – so lassen sich Apps schneller implementieren und ein Nutzen schneller realisieren.

Abb 1: Features in Fiori unter S/4HANA; Migration S/4HANA

Abb 1: Features in Fiori unter S/4HANA

Fiori 3.0 & SAP CoPilot

Mit Fiori 3.0 wird es ein neues Design des Fiori Launchpads geben, in dem Sie Cards statt Kacheln nutzen und so mithilfe von Spaces, Pages und Sections besser strukturieren können. Darüber hinaus bietet SAP CoPilot, der digitale Assistent der SAP, eine neue Art der Nutzerinteraktion. Er schlägt dem Nutzer mithilfe von Künstlicher Intelligenz beispielsweise häufig genutzte Apps vor.

Migration S/4HANA

Abb 2: Fiori 3.0

Mit dem Tool „Enterprise Search“ gibt es unter S/4HANA eine neue Suchfunktion direkt im Fiori Launchpad, die die HANA In-Memory-Datenbank nutzt. Anwender können nach Apps und Business-Objekten wie Produkten, Kunden, Bestellungen, Kostenstellen etc. suchen und werden so schneller fündig.

Abb 3: Enterprise Search; Migration S/4HANA

Abb 3: Enterprise Search

User Default Values

Die User Default Values sind Vorschlagswerte, die Nutzer-individuell und App-übergreifend funktionieren. Diese können Sie beispielsweise für Kostenstellen, Profit Center, Buchungskreise etc. nutzen. Der Anwender muss weniger manuelle Eingaben tätigen und kann so seine Produktivität steigern.

User Default Values; Migration S/4HANA

Abb 4: User Default Values

Launchpad Notifications

Push-Benachrichtigungen kennen Sie bestimmt von verschiedensten Apps oder Ihrem E-Mail-Programm. Mit Fiori 3.0 gibt es Launchpad Notifications, also Push-Benachrichtigungen im Fiori Launchpad, mit Priorität, Kategorie und möglicher Quick-Action wie z. B.  „Genehmigen” oder „Ablehnen”. Indem Sie auf die Push-Benachrichtigungen klicken, können Sie auch direkt in die dazugehörigen Apps abspringen – das spart Zeit und steigert die Effizienz.

Launchpad Notifications; Migration S/4HANA

Abb 5: Launchpad Notifications

User Assistance

Die User Assistance ist eine In-App-Hilfe für den Anwender von SAP-Standard-Apps und für Eigenentwicklungen. Diese bietet Funktionen wie geführte Touren durch die Anwendung, Erklärung der wichtigsten UI-Elemente und Informationen bei neuen Releases. So wird Ihr IT-Support entlastet, weil Nutzer sich bei Standardfragen in der User Assistance Hilfe suchen können und Sie können effizienter neue Mitarbeiter onboarden.

Berücksichtigen Sie die Anforderungen und Wünsche Ihrer Mitarbeiter

Der Grundstein ist gelegt. Nun liegt es an Ihnen, die Motivation aufrecht zu erhalten. Niemand will fremdgesteuert werden, deshalb sollten Sie die Anwender von Anfang an miteinbinden. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie ein wichtiger Teil des Projektes sind und sie ihre Anforderungen an das System einbringen können. So können Sie dem Widerstand Wind aus den Segeln nehmen. Zudem gewinnen Sie wertvollen Input und werden auf eventuelle Denkfehler hingewiesen.

Zeigen Sie Interesse an der Arbeitsweise und erklären Sie, dass Sie den Input bestmöglich in das ganze Projekt miteinbeziehen. Während des Projektes sollten Sie dranbleiben, Anwender in Workshops mit einzubeziehen, Ihnen regelmäßig Prototypen zu zeigen und sich immer wieder Feedback einholen. Sorgen Sie dafür, dass jeder das Gefühl hat, dass seine Anforderungen und Wünsche berücksichtigt werden. So wird aus „das ist nicht mein Ding“ eher „ich bin ein Teil des Projektes“.

Informieren Sie Ihre Zielgruppe regelmäßig

Neben der Motivation ist eine offene und ehrliche Kommunikation der zweite große Erfolgsfaktor für Ihr Change-Projekt. Mitarbeiter, die sich nicht richtig informiert fühlen, werden sich Ihrem Projekt abwenden. Ihre Aufgabe ist also eine ständige personalisierte Kommunikation, damit jeder informiert, aber keiner überladen wird. Räumen Sie innerhalb Ihres Change-Managements der Kommunikationsplanung einen großen Platz ein: Veranstalten Sie Events, schreiben Sie Mails, stellen Sie FAQs und offene Sprechstunden bereit – werden Sie kreativ! Wenn Sie das Gefühl haben, dass an gewissen Stellen mehr Engagement benötigt wird, sprechen Sie Face-to-Face mit den Mitarbeitern. Ermutigen Sie diese, Ihr Feedback offen zu kommunizieren und verwerten Sie dieses. Fragen Sie sich immer wieder: Wie können wir unsere Anwender bestmöglich über das Projekt informieren?

Fazit

Unter Projektverantwortlichen und Endanwendern herrscht im Rahmen der S/4HANA-Migration große Unsicherheit bezüglich benötigter Kompetenzen und Veränderungen. Fakt ist: Aufgrund der Migration kommen natürlich Veränderungen auf Ihre Mitarbeiter zu. An ihren Kernprozessen wird sich aber nicht viel ändern. Die großen Themen sind hier Mindset und Change-Management. Das ist aber kein Hexenwerk und lässt sich in Ihr IT-Projekt integrieren!

Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesem Beitrag etwas Unsicherheit bezüglich der S/4HANA-Umstellung nehmen konnte.

SAP S/4HANA: Wie bereiten Sie Ihre Anwender richtig auf die Migration vor?

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Tobias Schießl

Tobias Schießl

Mein Name ist Tobias Schießl und ich bin begeisterter SAP Consultant im Bereich Mobility. Gerne unterstütze ich Sie bei den Themen mobile Infrastrukturen und App-Entwicklung mit SAPUI5 oder Neptune.

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