Workflow-Aufgaben mit der Fiori My Inbox bearbeiten
Ihr Mitarbeiter kann nicht weiterarbeiten, weil er auf eine Freigabe von Ihnen wartet? Und Sie können die Freigabe nicht erteilen, weil Sie gerade unterwegs sind und keinen Zugriff auf den Workflow haben? Der ganze Prozess stockt? Mit der SAP App Fiori My Inbox können Sie einzelne Aufgaben eines Workflows geräteunabhängig, intuitiv und von überall aus erledigen. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie.
Einfache und schnelle Bearbeitung aller Aufgaben
Im Gegensatz zur Fiori App „Manage Workflows“, können in der My Inbox keine Workflows erstellt und verwaltet, sondern die daraus resultierenden Workitems direkt ausgeführt werden. Der Ablauf ist dabei folgender:
Die „My Inbox“-Kachel ist im Fiori Launchpad entweder entsprechend Ihrer Rolle vorkonfiguriert oder kann von Ihnen einfach aus dem Katalog der verfügbaren Apps hinzugefügt werden:
Abbildung 1: My Inbox im Fiori Launchpad
Unter „All Items“ (alle Elemente) auf der linken Seite (siehe Abb. 2) werden dem Benutzer alle ihn betreffenden Aufgaben aus SAP Business Workflow, SAP Business Process Management (BPM) sowie von Drittanbietern angezeigt. Auf Wunsch kann dies auch konfiguriert werden, sodass beispielsweise nur bestimmte Arten von Workitems zu sehen sind.
Fiori My Inbox
Sie möchten einzelne Aufgaben eines Workflows geräteunabhängig, intuitiv und von überall aus erledigen? Dabei möchten wir Sie gerne unterstützen. Lassen Sie sich ganz unverbindlich von mir in einer kostenlosen Websession beraten.
Sie können sich auch gerne unser gratis Demo-Video anschauen, um einen ersten Eindruck der App zu erhalten.
Auf der rechten Seite finden Sie dann Details zum ausgewählten Workitem. Dazu zählt unter anderem auch die Beschreibung der Aufgabe. Auch dieser Abschnitt kann pro Workitem-Typ individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, sodass Sie beispielsweise bei der Freigabe von Urlaubsanträgen andere Informationen angezeigt bekommen, als bei der Freigabe von Bestellungen.
Abbildung 2: SAP Fiori My Inbox: Workflow-Items bearbeiten
Die My Inbox stellt Ihnen somit alle zu bearbeitenden Workflow-Elemente (Items) in Form einer Worklist übersichtlich zur Verfügung. Wichtige Items wie z. B. Genehmigungen können ohne lange Wartezeiten erledigt und der Prozess weiter abgearbeitet werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, Entscheidungsoptionen zu definieren, die angezeigt werden sollen, wie z. B. „Accept“ oder „Delete“ (siehe Abb. 2). Darüber hinaus unterstützt die My Inbox Standard-Funktionen von SAP Business Workflow wie das Weiterleiten und Anhalten von Workitems. Auf Wunsch kann für die Bearbeitung eines Workitems auch in eine kundeneigene Anwendung abgesprungen werden, in der dann umfangreichere Möglichkeiten zur Bearbeitung existieren. Und sofern die App auf mobilen Geräten wie einem Smartphone oder Tablet ausgeführt wird, können Anwender Erinnerungen für Aufgaben in der App hinzufügen, die wiederum im Kalender des mobilen Geräts angezeigt werden.
Weitere Funktionen von My Inbox
Im Oktober 2016 erschien mit der Überarbeitung der Fiori-Guidelines die My Inbox in der Version 2.0. Eine Neuerung ist beispielsweise die Outbox-Kachel, über die Sie abgeschlossene oder weitergeleitete Aufgaben einsehen können. Ein Archiv sozusagen. Neben den abgeschlossenen Aufgaben liegen im „Ausgang“ auch die angehaltenen Aufgaben, die Sie mit einem Klick auch wieder aufnehmen können. Das Pausieren von Aufgaben ist beispielsweise sinnvoll, wenn eine Freigabe einer Bestellung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich ist, da der Lieferantenvertrag zunächst erneuert werden muss.
Mit der Version 2.0 kommt auch die Möglichkeit, eine Abwesenheits-Vertretung anzugeben, die auch im Falle einer ungeplanten Abwesenheit automatisch die ihr zugewiesenen Aufgaben übernimmt. In den vorherigen Versionen war die Nominierung einer Vertretung nur für geplante Abwesenheiten möglich – der Automatismus fehlte. Zu den weiteren Funktionen zählen z. B.:
- Kommentare anzeigen und hinzufügen
- Massenaktionen ausführen (mehrere Aufgaben eines Typs gleichzeitig bearbeiten)
- Anlagen hochladen, anzeigen und löschen
- Aufgaben mit Filterkriterien wie „Meine Aufgaben“, „Aufgaben in Vertretung“ oder diversen anderen filtern
- Aufgabenhistorie für Business-Workflow-Aufgaben anzeigen
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Mit Fiori My Inbox sind Sie in der Lage, schnell auf Aufgaben innerhalb eines Workflows zu reagieren und durch das Definieren von Vertretungen für einen reibungslosen Ablauf auch während Ihrer Abwesenheit zu sorgen. Gerade da Workflows häufig eine zentrale Rolle in nahezu allen Unternehmensprozessen einnehmen, stellt die My Inbox eine gute Wahl dar, um in die Welt von SAP Fiori einzutauchen.
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