Dank Low-Code: Zentrales Mitarbeiterportal gestaltet HR-Prozesse papierlos & effizient

Über ALBA

ALBA ist einer der führenden Recycling- und Umweltdienstleister sowie Rohstoffversorger in Europa. Im Jahr 2022 erwirtschaftete
das Unternehmen einen Umsatz von 1,35 Milliarden Euro und beschäftigte insgesamt rund 5.400 Mitarbeiter. Durch die Recyclingaktivitäten werden jährlich mehr als 2,1 Millionen Tonnen Treibhausgase im Vergleich zur Primärproduktion eingespart und 16,5 Millionen Tonnen Primärrohstoffe. Ein wesentlicher Beitrag für eine gute Zukunft.

• Branche Umweltdienstleister und Rohstoffversorger
• Anzahl der User: 5.400 Mitarbeiter davon ca. 3.500 gewerbliche Nutzer
• Module/Systemarchitektur: Neptune DXP – Open Edition, SAP HCM
• Timeline Das Portal inkl. der acht Apps wurde in drei Monaten entwickelt

Die Erfolgsgeschichte

Die Herausforderungen: Digitalisierung von manuellen Arbeitsabläufen und Mitarbeiter-Kommunikation in der Personalabteilung Die ALBA-Müllabfuhr erkennt man schnell an ihren blauen LKWs. Dahinter verbirgt sich aber noch viel mehr: Viele Prozesse, Mitarbeiter und gewerbliche Partner, die reibungslos miteinander funktionieren müssen, um die Abfallwirtschaft effizient zu gestalten.

Einer der größten Schmerzpunkte in der Branche sind die geringen Margen und die Abhängigkeit von Energiekosten. Daher sind viele Ziele darauf ausgerichtet, Prozesse an wichtigen Stellen zu optimieren. Der HR-Bereich von ALBA hat den Bedarf erkannt, ineffiziente Arbeitsabläufe und die Kommunikation durch Digitalisierung zu verbessern. Kleine Änderungen haben
bereits große Auswirkungen auf das Unternehmen und das Geschäftsmodell. Das war der Startpunkt für das ‘Blaue Portal’ – das Mitarbeiterportal von ALBA.

Mit über 5.400 Mitarbeitern, davon 3.500 potenziellen gewerblichen Nutzern stand das Unternehmen vor der Herausforderung, eine heterogene IT-Landschaft für viele Nutzer an unterschiedlichen Standorten zugänglich zu machen, ohne unnötig hohe Kosten zu verursachen.

Prozesse wie Urlaubsanträge einheitlich und ohne Mehraufwand zu gestalten, stellte sich durch die verschiedenen Nutzergruppen mit unterschiedlichen Anforderungen als äußerst schwierig
heraus. Hinzu kam, dass die Kommunikation mit den Mitarbeitern noch häufig über Papier und Post erfolgte.

Aufgrund fehlender Zeit und Ressourcen sowie einer zu 80 % verlagerten IT, musste sich ALBA für die Umsetzung des Projektes externe Partner mit ins Boot holen. Dank einer früheren Empfehlung aus dem SAP-Bereich wandte sich ALBA an Neptune Software und mindsquare, um diese Vision umzusetzen.

Mit der Low-Code App Entwicklungsplattform Neptune DXP konnte mindsquare schließlich die interne Projektleitung effektiv unterstützen und maßgeschneiderte Anwendungen
entwickeln, die optimal zum Geschäftsmodell passen – und das mitgeringem Einsatz interner IT-Ressourcen.
Die Einführung eines neuen Portals durch die Anwendung von No-Code/Low-Code Tools muss intern kommuniziert werden. Dabei haben die Referenzen von Neptune Software und schnelle Ergebnisse geholfen, die Akzeptanz bei den Nutzern zu erhöhen.

Das Projektteam von ALBA wusste, dass es bereits funktionierende Anwendungsbausteine (Application Building Blocks), vorgefertigte App Templates und Standards gibt. Mit Neptune und mindsquare als Sparringpartner konnte ALBA schnellspezifische Probleme angehen, um seine
Geschäftsabläufe zu verbessern.

Wichtige Faktoren dabei waren eine transparente Kommunikation, flexible Lösungen, die sichere Nutzung der Daten und eine modulare Entwicklung, um herauszufinden, welche Funktionen als erstes benötigt werden.

Die Lösung: Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals auf Basis von SAP HCM mit acht Applikationen in nur drei Monaten

Ein klarer Startpunkt ist maßgeblich für Akzeptanz und Erfolg des Projekts. Daher begann ALBA mit der Urlaubsantragsstellung und der Bescheinigungszentrale, zwei etablierten, arbeitsintensiven und papierlastigen Prozessen, die digital umgewandelt werden sollten.

Das Ziel war nicht, Arbeitsstellen in den Fachbereichen abzuschaffen, sondern sie zu entlasten und die Vorteile der Digitalisierung für die Mitarbeiter greifbar zu machen.
Dank der benutzerfreundlichen Gestaltung der Apps, die sich an den privaten Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter orientierten, gab es keine Widerstände gegen ihre Verwendung innerhalb der Belegschaft. Die Applikationen sind auch an Standorten ohne zuverlässige Internetverbindung vollständig funktionsfähig, also auch im Offline-Modus einsatzbereit.

Bei der Entwicklung eines Portals ist es wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen über individuelle Prozesse und Systeme verfügt. Die größte Herausforderung besteht im Zuge dessen darin, herauszufinden, wo die in der App verwendeten Daten herkommen und wo diese gespeichert werden sollen. Das Customizing musste also erst verstanden werden, um es dann zu integrieren und optimal zu nutzen.

Doch selbst bei optimaler Gestaltung für die Anwender durfte das Thema SAP-Lizenzen aus Unternehmenssicht nicht außer Acht gelassen werden. Da gerade bei Portalen für eine gesamte Belegschaft ansonsten schnell hohe Kosten entstehen können. Entwickelt wurde das Portal mit der Neptune DXP, die den eigentlichen Kern des Blauen Portals bildet.

„Gerade für Unternehmen mit hohem Outsourcing-Anteil und dem Fokus auf Businessprozesse, ist es sehr sinnvoll, eine Low-Code App Entwicklungsplattform, wie die Neptune DXP zur Digitalisierung zu nutzen” Peter Rick, Head of Governance & IT- Service Management bei ALBA.

Bei der Anmeldung wird, weil die Features so vielschichtig sind, im Hintergrund das benötigte SAP Modul getriggert, um dort einen Anmelde-Key zu erstellen. Dieser Key wird dann zurück an das Blaue Portal gesendet, wo er dann den individuellen, datensensiblen und sichergestellten Zugang ermöglicht. Das macht nicht nur das Blaue Portal sicher und arbeitet Lizenzen-arm, sondern ermöglicht auch die andauernde Erweiterung des Portals. Am ersten Tag wurden die Daten von 1.500 Mitarbeitern aus dem Skript gezogen und per Knopfdruck angelegt. Das ‘Blaue Portal’ öffnete somit seine Pforten. Erfolgreich.

Die Ergebnisse: Moderne, digitale Lösung ermöglicht Mitarbeitern den zentralen Zugang zu allen relevanten Informationen und Anwendungen

Das ‘Blaue Portal’ wurde sehr schnell von der Personalabteilung und etwa 50 % der kaufmännischen und gewerblichen Mitarbeiter angenommen. Das ist ein bemerkenswerter Wert angesichts der großen Diversität der Nutzerschaft.

Vor allem in den ersten Tagen hat ALBA sehr genau gemessen, wie viel Unterstützung die Nutzer bei der Verwendung des Portals benötigten. Da die App-Anwendung jedoch sehr nah an den Nutzern bereits bekannten Anwendungen liegt, gab es kaum Rückmeldungen an den Supportdienst. Die Zufriedenheit zeigte sich schnell darin, dass kein zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich war.

Digitalisierung manueller HR-Prozesse mit Neptune

Peter Rick - Head of Governance & IT-Service Management bei ALBA

“So ein rundes Projekt habe ich noch nicht erlebt. Wenn mir vorher jemand gesagt hätte, dass ich als Nicht-SAP-Kenner ein solches Projekt durchführe – ich hätte es nicht für möglich gehalten. Aber durch die Projektleitung von mindsquare wusste ich als Führungskraft jederzeit, wo wir im Projekt stehen. Probleme kamen rechtzeitig und verständlich erklärt auf den Tisch und wurden dann schnell gelöst. Das lag nicht zuletzt auch an der einfach zu verstehenden Entwicklungsplattform von Neptune. Alle Beteiligten aus den Fachbereichen und die Entwickler haben letztendlich alles unter einen Hut bekommen, ohne das Reindenken in einen Code bzw. ein technisches Problem. Es war ein technisches Projekt, welches für mich nicht technisch war. Das ist das Schöne daran.”

Die Nutzer sprachen von einer allgemeinen Erleichterung in ihrem Arbeitsalltag. Unter anderem konnten Urlaubsanträge nun viel schneller als zuvor bearbeitet werden und persönliche Gehaltsdokumente sind jederzeit und überall verfügbar. Das sorgte nicht nur für eine Entlastung in der HR-Abteilung. Insbesondere bei den im Unternehmen geltenden Sonderregelungen hätte dies ohne das Portal einen erheblichen Mehraufwand bedeutet. Acht Anwendungen wurden in 90 Entwicklungstagen erstellt. Dieser Zeitraum liegt im geplanten Rahmen des Projekts und die ersten Ergebnisse
konnten bereits während der Erstellung schnell erkannt werden. Kleine Fehler wurden identifiziert und behoben. Die Implementierung der sicheren Login-Funktion für gewerbliche Nutzer beanspruchte die meiste Zeit. Dieser Aufwand hat sich jedoch gelohnt, da er insgesamt zu einer erheblichen Papier- und Portoeinsparung führte.

Darüber hinaus können die Mitarbeiter nun von einem zentralen Ort aus auf alle wichtigen Informationen zugreifen, wie beispielsweise Schulungen, das Recruiting-Portal, die App für Mitarbeiterbewertungen oder das Adressbuch. Abhängig von der Rolle und Funktion eines Mitarbeiters im Unternehmen können diese Informationen eingeblendet oder ausgeblendet werden. Diese Anpassungen erfolgen automatisiert auf Basis der SAP-Stammdaten.

Am Ende hat alles optimal zusammengespielt: Von der Entscheidung für Neptune als Plattform und Lösungspartner, über das umfassende Prozess-Knowhow und die Rahmenbedingungen durch den Auftraggeber ALBA, bis hin zum effektiven Projektmanagement und Support durch mindsquare, war jeder Schritt nahtlos und zielgerichtet. Dieser erfolgreiche Abschluss ist Ansporn für
die kommenden Applikationen, die sich bereits in der Pipeline befinden.