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Mobile Formulare

Technologien entwickeln sich. Mit der Art des Speichermediums hat sich auch unsere Arbeitsweise verändert – was früher mühselige Handarbeit war, übernehmen heute Maschinen. Stichwort: Industrielle Revolution. Was früher auf Papier erledigt wurde, funktioniert heute digital.

Dynamische Formulare ermöglichen es, Apps aus Word-Dokumenten zu generieren. Diese sind vollständig in das SAP-System integriert und bieten so einen bequemen Weg der digitalen Aufnahme von Daten – und das von unterwegs aus.

Word-SAP-Mobile-PDF_mobile-Formulare

Warum mobile Formulare?

Formulare sind – ähnlich wie Microsoft Excel – ein essentieller Bestandteil der heutigen Wirtschaft. Dabei dienen sie in der Regel der Aufnahme von Daten. Auf dem Papier bestehen nur wenige Beschränkungen. Demnach werden Formulare anhand eines Prozesses erstellt und nicht anhand von Systemen, die die Daten halten. Durch den Medienbruch Papier → SAP-System entsteht die Notwendigkeit, die Daten manuell zu übertragen. Eine sehr undankbare Arbeit, die nicht nur jede Menge Zeit frisst und fehleranfällig ist, sondern auch enorm viel Geld kostet. Hier bieten sich interaktive Formulare (z.B. von Adobe Forms) oder eben mobile Formulare an.

Mobile Formulare sind schlussendlich nichts anderes als Apps: Eingabemasken, die Daten aufnehmen und diese direkt in das SAP-System zurückspielen können. Für jedes bestehende Formular per Hand eine mobile App zu bauen ist natürlich sehr aufwendig. Ähnlich wie bei SAPScript, Smartforms und Adobe Forms müsste hier jede App einzeln angefasst, die Datenbeschaffung per Hand gebaut, ein Rollout durchgeführt und die App dann natürlich auch händisch weiterentwickelt werden. In Hinblick auf die vielen verschiedenen Formulare, die in einem Unternehmen vorhanden sind, kann das nicht die Lösung sein.

Apps aus Word-Dateien

Word-SAP-PDF-mobile-Formulare

Das Tool „Dynamische Formulare“ ist in der Lage, .docx-Dateien in das SAP-System einzulesen und zu interpretieren. Die Formulare folgen hier einer einfachen Markup-Syntax, wodurch bestehende Formulare einfach in ein Format überführt werden können, das von dem Tool verarbeitet wird.

Nach dem Einlesen der Datei können die Felder der Word-Datei im SAP weiterverarbeitet und eine Verbindung zwischen Word-Feldern und SAP-Feldern hergestellt werden. Damit werden Daten nicht nur aus dem SAP-System gelesen, sondern auch zurückgeschrieben.

Sind die Felder zugeordnet, kann noch die Art des Eingabefelds gewählt werden. Handelt es sich um ein DropDown-Element, ein Eingabefeld oder ein Datumsfeld? Damit besteht die Möglichkeit, die Usability der App zusätzlich zu erhöhen. Sind die Daten aufgenommen, können sie in das SAP-System übernommen werden. Außerdem kann hier natürlich auch ein Ausdruck auf dem Ausgangsformular erfolgen – sofern das wirklich nötig ist.

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Erweiterbarkeit durch Modularchitektur

SAP ERP ist ein komplexes System mit vielen Eigenheiten. Dieser Herauforderung nehmen sich die dynamischen Formulare an: Die Modularchitektur ermöglicht es, die Eigenheiten der einzelen SAP-Module und SAP-Business-Objekte abzubilden. QM-Meldung, PM-Auftrag oder Bestellanforderungen? Mit dem richten Modul lassen sich die Eigenschaften der einzelnen Objekte Abbilden und somit auch in die App bringen. Da die Module direkt in ABAP geschrieben sind und auf dem Entsprechenden System liegen, sind keine weiteren Schnittstellen nötig und Anpassungen sind kein Problem.

Die Funktionsweise ist hier klar strukturiert: Ein Formular greift auf bestimmte Objekte zu. Die dafür benötigten Module werden in die Apps geladen und stellen damit die SAP-Felder des entsprechenden Objekts zur Verfügung.

Kein Netz? Kein Problem!

Auch im 21. Jhd. ist eine Internetverbindung nicht selbstverständlich – immer wieder sind da Situationen, in denen eine Abdeckung einfach nicht gegeben ist. Im Normalfall kommt die Arbeit dann zum erliegen. Da gerade die Arbeiten im Umfeld von Logistik und Instandhaltung oft mit genau diesen Problemen zu kämpfen haben, bringen die mobilen Formulare eine Offlinefähigkeit mit. So wird sichergestellt, dass die Arbeit nicht unterbrochen werden muss. Die Synchronisation erfolgt anschließend im Hintergrund.

Zusatzfeatures der mobilen Formulare

Lesender und schreibender Zugriff auf SAP-Daten ist das eine. Damit die Arbeit des Endanwenders wirklich vereinfacht werden kann, bringen die dynamischen Formulare eine Vielzahl von Zusatzfunktionen mit, die automatisch im Hintergrund ablaufen können:

  • E-Mails versenden,
  • Belege erstellen,
  • Werte aus Eingaben verrechnen,
  • Meldungen anlegen (beim Erreichen von Schwellwerten),
  • weitere Formulare anstoßen.

Anwendungsfälle

Scanner Hardware für Logistik_mobile-Formulare

Ein Tool mit vielen Funktionen wird erst dann richtig praktikabel, wenn es auch die richtigen Use Cases dafür gibt, in denen mithilfe des Tools ein wirklicher Mehrwert geschaffen wird. Ein möglicher Anwendungsfall des mobilen Formulars ist beispielsweise das Serviceumfeld:

Serviceumfeld

Dienstleister arbeiten in der Regel mit vielen verschiedenen Unternehmen zusammen. Jedes dieser Unternehmen hat seine eigenen Logos, Anforderungen und natürlich eigene Formulare. Für den Dienstleister ist es somit schwierig, all dies unter einen Hut zu bekommen: Wer bekommt welches Formular? Welche Felder werden wo ausgefüllt? Hier bieten die mobilen Formulare einen großen Mehrwert. Einfach für jeden Kunden ein Formular angelegt und dem entsprechenden Kunden im SAP zuordnen – schon bekommen die Kollegen vor Ort in ihrer App nur noch genau die Felder angezeigt, die für den Kunden wirklich wichtig sind.

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